業務に追われる…
仕事をしていると、しばしばこんな状況に遭遇します。特に管理職に多く、作業的な話だけでなく、顧客クレームや業務上のミスなどなど…業務に追われる構図はそこら中に存在します…。不思議とクレームやミスは、時期が重なって起こり、こうなると悪循環の始まりです…
では、なぜ業務に追われるのか？そしてそれが集中するのか？ それは「業務量が主たる要因ではありません」と断言します。業務に追われる社員の多くが、その理由として「業務量」をあげるのですが、これは上位マネジメント側に責任を転嫁しようとするのでしょうが、周囲はそうは取らないでしょう。言わば、自分自身で「私は仕事ができません」と宣言しているようなものです…※ 確かに明らかにマネジメントに非があり、業務コントロールが出来ていない例もありますが…
なぜかというと、「起きたことに対処を繰り返す」という対処療法型思考がそうさせるのです。口悪くストレートに表現すると、先のことを何も考えていないのです。「あんぐり」と口を開けて、何かが起きるまで無策の仕事生活をしているので、結果として業務に追われることになるのです。
業務を回避するための対処法
どうしたら業務に追われずにいられるかの対策は、2つあります。1つは、できる限りの予定、未定を含む発生事項をアタマにたたき込んで日々を生きることです。突発的に発生した事項は徹底的にプロセスで管理をします。一言で言うと、スケジュール管理を徹底的に行うことで先読みの習慣をつけるのです。
そして、もう1つは、事業の根本原因（真因）を突き止め、解消や対策をとることで、再発や同様の事象の発生を抑えることです。一社員に起きた事象は、同様に他の社員でも起きるでしょう…同じことを同じ組織内で繰り返さないために何をすべきなのかを見出し、実行する（実行させる）のが管理職の大きな役割なのです。これは成功時にも同じことが言えるでしょう。成功事例から成功の要因を見出し、組織として実行し、成功率を最大化させるのです。
残念ながら、この2つができていない管理職が多いような気がします…そして、対処療法型思考法を放置するとこんな悲劇に見舞われます…
- すべての仕事が遅れる。
- 部下が育たない。
- 顧客に迷惑がかかる。
- 組織に余計なコスト負担を強いる。
- 自分が憂鬱になる・テンションが下がる。
- 周囲にその影響が出る（部下・同僚・家族など）
これらの事象が多発的に起きると…
- 会社の業績が悪化します。
- 給料が下がります。
- やる気を失います
- …etc
上位マネジメントや会社のせいにしている場合ではない！自らの思考を変えよ！考えが変われば行動が変わる！行動が変われば周囲が変わる！
と、信じて突き進め！
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著者名：箱田 忠昭
