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マイナンバー制度とは?⑤<企業とマイナンバー制度>

マイナンバー制度」のスタートにより、各種民間企業(個人事業主等も含む)では、「マイナンバー」の適切な収集・管理・廃棄といった手続きが必要になります。また、そもそも「どうのように収集するのか?」という点は、各企業にとって、大きな課題と問題になります。その点について、解説いたします。

 

民間事業者も「マイナンバー」を取り扱う。

国民の一人一人に「マイナンバー」が割り当てられ、2016年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続きで、利用が始まります。それに伴い、民間事業者(個人事業主を含む)も、税や社会保障の手続きで、従業員等の「マイナンバー」を取り扱います。

 

<民間事業者(個人番号関係事務実施者)の利用用途>

下記、各種関係書類に「マイナンバー」を記載して、行政機関に提出する役割を担う。

  • 源泉徴収票の作成
  • 支払調書の作成
  • 健康保険の被保険者資格取得届の作成
  • 厚生年金の被保険者資格取得届の作成
  • 雇用保険の被保険者資格取得届の作成

 

マイナンバー制度」は、社会保障や税の手続きで全従業員に関係する制度です。それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含めて、全従業員の「マイナンバー」を順次取得し、源泉徴収票や、健康保険・厚生年金・雇用保険等の書類に、番号を記載することになります。

 

マイナンバー」の取得

マイナンバー」を従業員などから取得するときは、利用目的を特定して、本人に明示(通知または公表)することが必要です。源泉徴収や年金・医療保険雇用保険など、複数の目的で「マイナンバー」を利用する場合は、まとめて目的を明示してもかまいませんが、あとから利用目的を追加することはできません。改めて利用目的を明示する必要があります。「マイナンバー」を取得する際は、他人の「なりすまし」等を防止するため厳格な本人確認を行います。本人確認では、

  • 正しい番号であることの確認(番号確認)
  • 手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であるかの確認(身元確認)

が、それぞれ必要となります。

 

代理人による手続きの場合は、

  • 法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状による代理権の確認
  • 代理人の身元確認
  • 本人の番号確認

を行う必要があります。

 

マイナンバー」の利用、提供、収集の制限

マイナンバー制度」では、行政機関だけではなく、民間事業者にも特定個人情報(「マイナンバー」を含む個人情報)の以下のような適正な取り扱いが求められます。

 

  • マイナンバー」の提供の要求
    個人番号関係事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対して「マイナンバー」の提供を求めることができる。

  • 特定個人情報の提供制限
    法律や条例で定められた場合以外では、特定個人情報を提供してはならない。

  • 特定個人情報の収集制限
    法律や条例で定められた場合以外では、特定個人情報を収集してはならない。

  • マイナンバー」の利用制限
    マイナンバー」の利用範囲は、法律や条例で定められた、社会保障・税・災害対策に関する事務に限定される。

 

法律や条例で定められた場合以外では、特定個人情報を保管してはなりません。個人番号関係事務を処理する必要がなくなり、所定の保存期間を経過した場合には、できるだけ速やかに「マイナンバー」を廃棄または削除しなければなりません。

 

安全管理措置など

マイナンバー」の適切な安全管理措置に、以下のような組織としての対応が必要です。

  • 基本方針の策定
  • 取扱規程等の策定
  • 組織的安全管理措置
  • 人的安全管理措置
  • 物理的安全管理措置
  • 技術的安全管理措置

また、「マイナンバー」を利用する事務の委託先・再委託先にも、安全管理措置が必要です。

 

法人番号

法人には、一法人につき一つの法人番号(13桁)が指定され、「マイナンバー」とは違って、誰でも自由に利用可能です。名称・所在地と共に、インターネットで公表され、データをダウンロードすることもできます。参照)国税庁法人番号公表サイト

 

制度対応の作業は業種によって差がある。

マイナンバー制度」は、全国すべての民間事業者が対応を迫られますが、こうした対応の作業の大変さは、業種によって差があります。「社内」「社外」「顧客」と、それぞれの対象者が多ければ多いほど、当然ながら、「マイナンバー」の収集や管理に苦労することになるわけです。

 

  • 「社内」の対象者が多い業種
    スーパーやコンビニといった小売りや、ファミレスや居酒屋といった飲食業界は、各地に店舗を構えるところも多く、パートやアルバイトをたくさん雇用していることから、集める番号の数が膨大になります。また、こうした従業員は流動性が高く、番号の収集や廃棄の頻度も高くなるため、管理には厳重な対応が必要です。この他人材派遣業界も、雇用する派遣社員数が多く、短期契約などで流動性が高いため、番号の管理には大きな手間がかかることになります。

  • 「社外」の対象者が多い業種
    電力・ガス・移動体通信業界は、電柱や送電線、ガス管、基地局などを私有地などに設置している場合に、地主に対して使用料や謝礼金を支払っていることから、支払調書(不動産の使用料等の支払調書:支払額が年間15万円を超える場合に作成する義務あり)に記載するため、こうした一人一人の地主から番号を集めて回る必要があります。

  • 「顧客」の対象者が多い業種
    金融業界、なかでも保険業界は保険契約者(保険料が控除対象)や保険契約状の受取人、証券業界は口座を開設している投資家と、それぞれ膨大な数にのぼる顧客から番号を集めなければなりません。

 

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書籍名:個人と会社マイナンバー制度がわかる本
著者名:コンデックス情報研究所

 

 

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